Salesforce-Verträge: Unabhängig bewerten, gezielt optimieren, klug verhandeln

Vertragsklarheit mit Praetorian

Als unabhängige Beratung mit ehemaligen Salesforce-Mitarbeitern an Bord bieten wir Ihnen einen echten 360°-Blick auf Ihre Salesforce-Verträge – jenseits von Vertriebsvorgaben und Lizenzverkaufsdruck

Unsere Leistungen im Überblick:

🔍 Vertragsbewertung

Wir analysieren Ihre bestehenden oder geplanten Salesforce-Verträge transparent und strukturiert:

- Lizenzstruktur & Kosten
- Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen
- Nutzungsrechte & Compliance-Risiken

🔧 Vertragsoptimierung

Ob Lizenz-Redundanzen, unnötige Add-ons oder versteckte Kosten: Wir zeigen Optimierungspotenziale auf – vor Vertragsabschluss und auch danach.

- Konsolidierung von Clouds & Subscriptions
- Flexible Skalierungsmöglichkeiten
- Vergleich mit Marktbenchmarks

🤝 Verhandlungsbegleitung

Wir unterstützen Ihr Einkaufsteam oder übernehmen die Verhandlungen mit Salesforce auf Augenhöhe.

- Taktische Vorbereitung & Argumentationslinien
- Identifikation von Spielräumen & Rabatten
- Unterstützung bei True-Ups, Renewals oder Erweiterungen

📈 Business Value sichern – auch nach Vertragsabschluss

Ein guter Vertrag ist nur der Anfang. Wir helfen Ihnen, den tatsächlichen Business Value aus Salesforce zu realisieren:

- KPI-basierte Nutzungsanalyse
- Lizenz-to-Usage-Mapping
- Identifikation von Quick Wins & strategischen Potenzialen

Warum Praetorian?

- - Unabhängig & herstellerneutral ✔
  - Beratung durch ehemalige Salesforce-Insider ✔
  - Tiefes Verständnis für Vertriebs- und Lizenzlogiken ✔
  - 100 % auf Kundennutzen ausgerichtet ✔

Häufig gestellte Fragen zu Salesforce-Verträgen

Welche Salesforce Clouds gibt es – und welche ist für mein Unternehmen sinnvoll?

Salesforce bietet spezialisierte Clouds für Vertrieb (Sales Cloud), Service (Service Cloud), Marketing (Marketing Cloud), Commerce (Commerce Cloud), Analysen (Tableau), Integration (MuleSoft) und mehr. Doch die Auswahl ist trügerisch einfach: Hinter jeder Cloud verbergen sich zahlreiche Lizenzmodelle, Funktionen und Add-Ons. Nicht jede „Cloud“ ist wirklich modular – viele wichtige Funktionen sind nur in weiteren kostenpflichtigen Paketen enthalten.

Beispiele:
Sie wollen schnell und effizient deployen? Selbst die Enterprise Edition ist, was die Ausstattung mit Sandboxen angeht, oft zu dünn ausgestattet.
Sie haben hohe Sicherheits- und Compliance-Anforderungen? Dann benötigen Sie möglicherweise das Produkt Shield, mit dem Daten auch innerhalb der Plattform verschlüsselt werden. Dafür fallen weitere Kosten an.
Deshalb lohnt sich eine individuelle Bewertung: Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen? Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Schnittstellen müssen berücksichtigt werden?

Wie unterscheiden sich Editionen (Essentials, Professional, Enterprise, Unlimited) bei den Kernanwendungen von Salesforce?

Die Editionen unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch bei Funktionen, Automatisierung und API-Zugängen. Essentials ist stark eingeschränkt, Professional bietet nur begrenzte Automatisierung. Erst mit Enterprise und Unlimited erhalten Sie Zugriff auf volle Prozesssteuerung, eine im B2B-Kontext vertretbare Ausstattung mit Sandboxes (wichtig für Entwicklung, Tests und Schulungen), erweiterte Sicherheit und wichtige Integrationen. Viele Unternehmen buchen zu früh zu viel – oder übersehen kritische Einschränkungen. Der Teufel steckt im Detail: Beispiel: Lead-Routing erfordert teure Add-ons wie Einstein Lead Scoring oder Flow Orchestration – obwohl es sich um gängige Anforderungen handelt.

Wann lohnt sich ein Wechsel in eine höhere Edition?

Ein Editionswechsel kann sinnvoll sein, wenn Automatisierung, Sicherheit oder Integrationen zu wichtig werden, um weiter auf Workarounds zu setzen. Doch Vorsicht: Ein Wechsel ist oft mit deutlich höheren Kosten verbunden und erfordert individuelle Nachverhandlungen. Hier lohnt sich ein Kostenvergleich: Es gibt Fälle, in denen Add-ons in einer niedrigeren Edition günstiger sind als der Vollumstieg. Wir klären gemeinsam mit Ihnen, welche Features wirklich geschäftskritisch sind – und wie man durch Kombination oder gezielte Verhandlung die bestmögliche Edition nutzt, ohne unnötig aufzurüsten.

Gibt es versteckte Kosten bei Salesforce, die man vor Vertragsabschluss kennen sollte?

Ja – und nicht zu knapp. Viele scheinbar einfache Anforderungen (z. B. Forecasting, Regel-Workflows, Integration von E-Mail-Marketing) erfordern weitere kostenpflichtige Add-ons oder eine höhere Edition. Zudem sind Speicherplatz, API-Limits oder Nutzerrechte teils restriktiver als erwartet. Besonders problematisch: Die tatsächlichen Preise für viele Module sind nicht öffentlich, und die Paketlogik ändert sich regelmäßig. Wir helfen Ihnen, alle relevanten Preispunkte und Abhängigkeiten im Vorfeld zu klären und mit Salesforce zu verhandeln sowie ein realistisches Gesamtbudget zu planen, das zukunftsfähig ist.

Wie funktioniert die Preisgestaltung bei der Marketing Cloud / Commerce Cloud?

Im Gegensatz zu klassischen Lizenzmodellen basiert die Preisstruktur hier auf Volumenparametern: Kontakte, E-Mails, Transaktionen, Seitenaufrufe, versendete Nachrichten. Das klingt flexibel – birgt aber erhebliches Überraschungspotenzial. Gerade im Umfeld der Marketing Cloud oder bei der Commerce Cloud ändert sich der Preis drastisch je nach Nutzung, Zielgruppengröße und Funktionspaket. Oft sind die Einstiegspreise niedrig, doch spätere Upgrades kosten überproportional.

Was sind Add-ons in Salesforce – und welche sind häufig nötig?

Add-ons sind kostenpflichtige Erweiterungen, die Funktionen freischalten, die viele als Standard erwarten würden: etwa Einstein Lead Scoring, Flow Orchestration oder erweiterte Berichtsmöglichkeiten. Tückisch: Add-ons sind oft zwar in einer kleinen Menge in bestimmten Editionen enthalten, die aber nur kurzfristig ausreicht. Viele Kunden stellen erst nach Go-Live fest, dass dann wichtige Funktionen „verbraucht“ sind – und müssen dann teuer nachkaufen. Eine vertragliche Antizipation ist hier sinnvoller, statt im Nachhinein dem Bedarf hinterherzulaufen.

Wie funktionieren Pay-per-Use-Modelle wie bei Agentforce?

Agentforce ist ein Beispiel für das neue nutzungsbasierte Preismodell von Salesforce. Hier wird nicht mehr pro Nutzer gezahlt, sondern pro Interaktion oder Transaktion – z. B. pro Chat oder generierter Inhalt. Das ist für wachsende Unternehmen mit hoher Kundenzahl attraktiv, kann aber schnell teuer werden, wenn der Verbrauch unkontrolliert steigt. Wir helfen Ihnen, Pay-per-Use-Angebote zu verstehen, sinnvolle Obergrenzen zu setzen und Verträge so zu strukturieren, dass die Kosten kalkulierbar bleiben – auch bei Wachstum.

Wie kann ich bei Salesforce Lizenzen sparen?

Lizenzkosten lassen sich bereits durch eine genaue Bedarfsanalyse senken. Oftmals wird hier „überplant“ beziehungsweise zu einer zu großen Edition gegriffen. Wichtig ist außerdem die Optimierung der Lizenzverteilung über Abteilungen hinweg und die regelmäßige Überprüfung der tatsächlichen Nutzung. Wir identifizieren ungenutzte oder überdimensionierte Lizenzen, analysieren Workarounds und verhandeln Nachlässe auf belastbarer Basis. So wird aus einer Kostenstelle eine strategisch steuerbare Investition.

Wie funktioniert die Vertragsverlängerung bei Salesforce?

Salesforce-Verträge haben in der Regel eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten, im Normalfall 36 Monate, teilweise auch bis zu 60 Monate. Bei kürzeren Laufzeiten erfolgt die Verlängerung häufig automatisch, wenn keine rechtzeitige Kündigung erfolgt – meist mit 60 oder 90 Tagen Frist. Wichtig: Zum Zeitpunkt der Verlängerung ergeben sich meist neue Preise, Paketänderungen oder Rabattrücknahmen. Es ist daher entscheidend, frühzeitig zu prüfen, ob der Vertrag noch zu Ihrem Bedarf passt – oder ob nachverhandelt werden sollte.

Ist es möglich, während der Laufzeit Lizenzen zu reduzieren?

In der Regel nein – zumindest nicht ohne vertragliche Sonderregelung. Salesforce-Verträge sind auf bestimmte Nutzerzahlen und Laufzeiten festgelegt. Eine Reduktion ist meist nur bei der Verlängerung möglich. Doch es gibt Spielräume: Etwa durch das Umwidmen (beispielsweise sogenannte „swap rights“) ungenutzter Lizenzen. Wir prüfen für Sie, ob Ihr Vertrag solche Optionen enthält – und wie Sie in Zukunft mehr Flexibilität verankern können, um nicht dauerhaft für ungenutzte Lizenzen zu zahlen.

Wie oft ändern sich Preise, Pakete oder Produktnamen bei Salesforce?

Salesforce ändert regelmäßig Editionsnamen, Paketbestandteile und Add-on-Bedingungen – oft mehrmals pro Jahr. Was inzwischen „Einstein GPT“ heißt, war vor kurzem noch ein Bundle verschiedener KI-Funktionen. Auch Preismodelle werden sukzessive angepasst. Für Kunden bedeutet das: Kontinuität ist nicht selbstverständlich. Wir behalten diese Entwicklungen für Sie im Blick und sorgen dafür, dass Sie rechtzeitig reagieren können – sei es durch Umstieg, Nachverhandlung oder gezielte Vertragsergänzungen.

Was sind die wichtigsten Parameter in einem Salesforce-Vertrag?

Neben Laufzeit und Nutzeranzahl sind dies: Lizenztypen, enthaltene Clouds, Add-ons, Rabatte und alles, was die Nutzung von Lizenzen soweit wie möglich flexibilisiert. Auch SLAs und Anzahl und Typ der Sandboxen sollten klar geregelt sein. Oft fehlen kritische Details – oder sie sind einseitig formuliert.

Was sind Salesforce Lizenz-Audits – und wie vermeide ich hohe Nachforderungen?

Salesforce kann die Einhaltung Ihrer Lizenzbedingungen prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle genutzten Features und User korrekt lizenziert haben. Eine unzureichende Lizenzierung oder Nichteinhaltung kann zu unerwartet hohen Nachforderungen führen.

Welche zusätzlichen Kosten sind mit Datenmigration und Integration bei Salesforce verbunden?

Neben den Lizenzkosten können für die Migration Ihrer Daten zu Salesforce und die Integration mit anderen Systemen erhebliche weitere Kosten entstehen. Diese umfassen Aufwände für Datenbereinigung, die Entwicklung von Schnittstellen (APIs) sowie Implementierungspartner.

Wie entwickle ich eine zukunftsfähige Lizenzstrategie für Salesforce?

Eine vorausschauende Lizenzstrategie berücksichtigt nicht nur den aktuellen Bedarf, sondern auch Ihr geplantes Unternehmenswachstum und sich ändernde Anforderungen. Es geht darum, Flexibilität in den Vertrag zu integrieren (z.B. durch „Swap Rights“ für ungenutzte Lizenzen) und Lizenzmodelle zu wählen, die mit Ihnen skalieren.

Welches sind die besten Zeitpunkte und Taktiken für erfolgreiche Salesforce-Vertragsverhandlungen?

Der Zeitpunkt und die Vorbereitung sind entscheidend. Oftmals gibt es gegen Quartals- oder Jahresende von Salesforce bessere Verhandlungsspielräume. Eine fundierte Datenbasis, ein klares Verständnis Ihrer Anforderungen und das Aufzeigen von Alternativen (auch wenn Sie nicht wechseln möchten) stärken Ihre Position enorm.

Welche kritischen Klauseln im Salesforce Master Subscription Agreement (MSA) sollte ich genau prüfen?

Über die reine Lizenzanzahl hinaus birgt das Master Subscription Agreement (MSA) von Salesforce wichtige Klauseln, die weitreichende Auswirkungen haben können. Dazu gehören Regelungen zu Haftungsbeschränkungen, Kündigungsrechten, der Nutzung Ihrer Daten und Anpassungen der Servicebedingungen durch Salesforce.

Warum sind viele Salesforce-Angebote nicht öffentlich einsehbar?

Salesforce verfolgt eine individuelle Angebotsstrategie: Die tatsächlichen Preise hängen stark von Unternehmensgröße, Branche, Verhandlungsgeschick und gewähltem Umfang ab. Deshalb sind die „Listenpreise“ oft wenig aussagekräftig – und Endpreise variieren erheblich.

Ist es möglich, mit Salesforce über Vertragskonditionen zu verhandeln?

Salesforce bietet bei Neukunden, Upgrades oder vor Vertragsverlängerungen durchaus Verhandlungsspielraum. Dazu zählen Preisnachlässe, mehr Inklusivvolumen, günstigere Add-ons und eine deutlich verbesserte Flexibilität des Lizenzpaketes. Wer jedoch ohne saubere Vorbereitung oder zu spät verhandelt, wird meist auf Standardpreise verwiesen. Wir begleiten Sie mit Benchmarks, Einsparpotenzialen und einem klaren Verhandlungsplan – auf Wunsch auch im Hintergrund. So holen Sie das Maximum aus Ihrer Verhandlung heraus.

Häufig gestellte Fragen zu Salesforce-Verträgen

Welche Salesforce Clouds gibt es – und welche ist für mein Unternehmen sinnvoll?

Wie unterscheiden sich Editionen (Essentials, Professional, Enterprise, Unlimited) bei den Kernanwendungen von Salesforce?

Die Editionen unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch bei Funktionen, Automatisierung und API-Zugängen. Essentials ist stark eingeschränkt, Professional bietet nur begrenzte Automatisierung. Erst mit Enterprise und Unlimited erhalten Sie Zugriff auf volle Prozesssteuerung, eine im B2B-Kontext vertretbare Ausstattung mit Sandboxes (wichtig für Entwicklung, Tests und Schulungen), erweiterte Sicherheit und wichtige Integrationen. Viele Unternehmen buchen zu früh zu viel – oder übersehen kritische Einschränkungen. Der Teufel steckt im Detail: Beispiel: Lead-Routing erfordert teure Add-ons wie Einstein Lead Scoring oder Flow Orchestration – obwohl es sich um gängige Anforderungen handelt.

Wann lohnt sich ein Wechsel in eine höhere Edition?

Ein Editionswechsel kann sinnvoll sein, wenn Automatisierung, Sicherheit oder Integrationen zu wichtig werden, um weiter auf Workarounds zu setzen. Doch Vorsicht: Ein Wechsel ist oft mit deutlich höheren Kosten verbunden und erfordert individuelle Nachverhandlungen. Hier lohnt sich ein Kostenvergleich: Es gibt Fälle, in denen Add-ons in einer niedrigeren Edition günstiger sind als der Vollumstieg. Wir klären gemeinsam mit Ihnen, welche Features wirklich geschäftskritisch sind – und wie man durch Kombination oder gezielte Verhandlung die bestmögliche Edition nutzt, ohne unnötig aufzurüsten.